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Jetzt

Jetzt ist eine netzwerkbasierte Zeiterfassung. Sie eignet sich besonders für Personen

Jetzt bietet auch eine Reihe darüberhinausgehender Funktionen wie

Wesentlich an jetzt.gsmzeit.de ist die Möglichkeit zeitaktuell, also "jetzt", den Beginn der Zeitzählung zu einer bestimmten Tätigkeit (Projekt,Text,Pause) zu erfassen. Keine Notizzettel, keine Uhrzeit-Eingaben, keine Stundenausrechnungen, sichere Speicherung auf einem Server im Internet.
Die Ergebnisse der Berechnungen sind jederzeit durch einen Knopf "Daten mailen" per email abholbar und dadurch sicher im Bereich des Benutzers archiviert.

Anmeldung

Um die Anwendung jetzt.gsmzeit.de zu verwenden ist zunächst eine Anmeldung mit Kennwort nötig. Dadurch werden Ihre personenbezogenen Daten geschützt. Ein offenes Browserfenster merkt sich das Kennwort so lange bis es geschlossen wird. Es ist also möglich ein Eingabefenster mit "JETZT" den ganzen Tag auf der Bildschirm-Oberfläche zu behalten ohne sich neu anmelden zu müssen.

Eingabebild

Das Eingabebild -die Hauptanwendung- dient zur Eingabe verschiedener Zeitmeldungen
Hier können Sie "jetzt" (also zur lokalen Uhrzeit unseres Internet-Servers) eine mit einem Text bezeichnete Tätigkeit beginnen.

Grundsätzlich gilt:

Uhrzeit

Die Eingabe der Uhrzeit ist optional und nur für nachträgliche Eingaben gedacht. Alle Uhrzeiten werden Sekundengenau gespeichert.
Beispiele für gültige Eingaben im Feld Uhrzeit:
Eingabeergibt
"13:47"13:47:00
"1347"13:47:00
"13 47"13:47:00
"13:47:59"13:47:59
"9"09:00:00
"9 47"09:47:00

Serverzeit

Ohne Uhrzeitangabe erfolgt die Zeiterfassung zur Serverzeit, d.h. der Uhrzeit die auf dem Server eingestellt ist. Über folgende kleine Auswahl kann die erfasste Uhrzeit (Uhrzeit der Buchung am Server) um einige Minuten rückdatiert werden. Wenn z.B. der Projektwechsel nicht gleich gebucht werden konnte, könnte "vor 10 Minuten" angekreuzt werden.

Stunden

Eingabe der Anzahl von Stunden anstelle der Beginn-Uhrzeit. Mit einem Klick bei "Stunden" kann von der Eingabe von Uhrzeiten auf die Eingabe von Stunden umgeschaltet werden. Es erscheint ein Betragsfeld für Stunden (mit zwei Dezimalstellen - Hundertstel, z.B.: "2.5"). Diese Stunden werden ebenfalls nach der Projekt-Bezeichnung summiert, sie haben aber keinen Einfluss auf die nach Uhrzeit abgerechneten Projekte (das Aktuelle läuft weiter).

Erfassen

In diesem Feld erscheinen die Schaltflächen zum Start der Einbuchung.

Notiz

Notizen sind für den Tag gespeicherte Texte (gelb). Sie erscheinen (wenn ausgewählt) nach dem Eingabebereich sowie im Kalender. Im Kalender erscheinen diese aus Platzgründen verkürzt, sie werden durch Berührung mit dem Mauszeiger im Eingabefeld für Notizen im ganzen angezeigt. Notizen können auch mit einem Ende-Datum versehen werden (Datum-bis). In diesem Fall ist die Notiz an jedem im Zeitraum enthaltenen Tag gültig. Durch den kleinen Knopf "x" werden diese Texteinträge gelöscht.

ToDo

Die ToDo-Liste sind Notizen für geplante Aktivitäten. Sie werden durch den Knopf "ToDo" angelegt. Wenn ausgewählt erscheinen immer alle im System vorhandenen ToDo-Notizen. Durch den kleinen Knopf "x" werden diese Texteinträge gelöscht.

Details

"Details" zeigt die für den Tag gespeicherten Meldungen. Jede Zeile trägt die der Zeitart zugeordnete Farbe. Jeder Eintrag kann durch klick auf bearbeitet werden. Ausserdem können eine oder mehrere Meldungen gelöscht bzw. reaktiviert werden durch: Durch Klick auf einzelne Felder der Meldung ändert sich die Text-Anzeige in ein Eingabefeld, womit der Meldungstext bearbeitet werden kann. Dies steht zu Verfügung für Text,Datum,Datumend,Betrag. Bei Datumsfeldern wird automatisch die Unterstützung für Datumseingabe aufgerufen. (Diese Funktionen sind nur mit Javascript verfügbar). Die Verarbeitung dieser Eingaben mit veränderung der Datenbank erfolgt gesammelt bei der nächsten Aktualisierung der Anzeige (oder durch die Schaltfläche "Eingaben verarbeiten").

Ablauf

Bei dem Eingabefeld "Ablauf" können zyklische Abläufe ausgewählt werden, die dann durch die Schaltfläche "Mehrtag" verbucht werden. Ein zyklischer Ablauf ist eine Abfolge von Ereignissen, die sich nach einer vorbestimmten Anzahl von Tage wiederholen. Je nach Installation, Gruppe und Kennung können verschiedene zyklische Abläufe zur Verfügung stehen. die mit der Auswahlliste angewählt werden können.

Der Starttag eines Ablaufs wird durch das erste Datum oben gesetzt, das Ende-Datum hat ein eigenes Eingabefeld (Datum-bis). Soll der Ablauf "für immer" ("endlos") gelten, kann als Endedatum "9999-12-31" verwendet werden.

Ein Ablauf kann so definiert werden, dass er mit dem ersten Tag der Meldung beginnt, oder mit einem feststehenden Datum (z.B. ab einem Montag). Grundsätzlich wiederholen sich alle Abläufe wenn die Ablauflänge erreicht ist. Ein typischer Ablauf wäre die wöchentliche Wiederholung (Länge = 7). wird die Feldhilfe aktiviert.
Bei einigen Feldern erscheint dann ein kleines Fragezeichen, das den Link zu der Hilfe zum betroffenen Feld aufruft. Durch berühren des Fragezeichens mit der Maus wird der Hilfetext zum Feld oben rechts eingeblendet.

Hilfe

Mit dem Eingabefeld "Hilfe" wird die Feldhilfe aktiviert.
Bei einigen Feldern erscheint dann ein kleines Fragezeichen, das den Link zu der Hilfe zum betroffenen Feld aufruft. Durch berühren des Fragezeichens mit der Maus wird der Hilfetext eingeblendet.

Gruppenfunktionen

In jetzt.gsmzeit.de besteht die Möglichkeit mehrere Personen zu einer Gruppe oder einem Team zusammenzufassen. Alle registrierten Benutzer, die (in den Stammdaten) dieselbe Gruppe angeben, werden als dieser Gruppe zugehörig betrachtet.

Gruppenfunktionen stehen dann zur Verfügung, wenn ein Gruppenhaupt eingerichtet wird. Ein Gruppenhaupt ist eine eigene Registrierung die nicht zur Zeiterfassung sondern zur Verwaltung der Gruppenfunktionen eingerichtet wird. Diese Registrierung wird zum Gruppenhaupt in dem die Teilnehmer der Gruppe in ihren Stammdaten -Feld gruppensb- die Kennung (id-Nummer) des Gruppenhaupts angeben.

Folgende Gruppenfunktionen stehen zur Verfügung:

In Planung sind folgende Gruppenfunktionen:
  1. eine Benutzerverwaltung für das Gruppenhaupt, zum Anlegen/Löschen von Registrierungen und Verwalten der Stammdateneinträge der Mitglieder
  2. eine Gruppenübersicht die die aktuelle Tätigkeit, die heutigen Kalendereinträge und den aktuellen Aufenthaltsort (soweit verfügbar) der Gruppenmitglieder anzeigt.
    Hinweis: Alle Informationen von Gruppenmitgliedern können nur dann anderen Gruppenmitgliedern (oder dem Gruppenhaupt) angezeigt werden, wenn eine ausdrückliche Freigabe dafür in den Stammdaten des einzelnen Mitglieds vorliegt.
Alle Daten, Notizen und Kalendereinträge aller einzelnen Registrierungen sind vor Zugriff durch Andere vollständing geschützt. Ausnahme sind gezielt freigegebene Informationen (in den Stammdaten) und die Daten des Gruppenhaupts, die bei allen Mitgliedern mit angezeigt werden.

Texte und Projekte Bearbeiten

Mit jetzt.gsmzeit.de erfassen Sie Zeiten, Projektnamen und Texte im Zeitpunkt der Entstehung, also wenn eine Tätigkeit beginnt. Die hat den Vorteil, dass Sie als Anwender nicht länger mit der Berechnung von Zeiten belastet werden. Ausserdem hat eine Zeiterfassung zur Serverzeit einen hohen dokumentarischen Wert.
Durch diese zeitnahe Erfassung entsteht allerdings oft Wunsch nach nachträglicher Änderung der erfassten Daten.

Zeiten ändern

Aus dokumentarischen Gründen kann der ErfassungsZeitpunkt nicht geändert werden. Dadurch ist gewährleistet, dass die Original-Buchungen wirklich zum angegebenen Zeitpunkt eingebucht worden sind. Sie können bei der Eingabe den Erfasszeitpunkt um einige Minuten zurückversetzen. Die Differenz wird aus dokumentarischen Gründen gespeichert. Zur Pflege können einzelne Buchungen gelöscht werden (in der Detailanzeige noch sichtbar). Alle Zeitbuchungen können auch nachträglich Eingebucht werden.

Durch Klick auf (enthalten in der Anzeige {hilfefeld("Details")}) wird eine einzelne Zeiterfassungsbuchung angezeigt und bearbeitet. Hierdurch kann nachträglich die {hilfefeld("Zeitart")}, das Hauptprojekt und der weitere Text bearbeitet werden. Insbesonders kann eine Buchung nachträglich in "Private Zeit", Pause oder Projektzeit umgewandelt werden.

Texteverwaltung

Für die Bearbeitung der in mehreren Zeitbuchungen angefallenen Texte steht eine eigene Anwendung bereit. Sie erlaubt es in einem gegebenen Zeitraum die Projektzuordnungen und Texte nachträglich zur bearbeiten.
Folgende Auswahlfelder stehen zur Verfügung:

Zeitbereich

Geben Sie den Zeitraum ein, in dem die Texte und Projekte bearbeitet werden sollen. Bedenken Sie, dass bei grossen Zeiträumen eventuell eine sehr grosse Anzahl von Datenbanksätzen verarbeitet werden muss. Desshalb können die Antwortzeiten länger als gewohnt sein.

Meldungsarten

Durch Markieren ein oder mehrerer der Meldungsarten werden für die folgende Verarbeitung nur die gekennzeichneten Meldungsarten herangezogen.

..weitere

Die Buchungen können nach Projekt(en) ausgewählt werden.

Die angezeigten Texte können entweder nach Datum oder nach Oberbegriff sortiert angezeigt werden. Bei Anzeige nach Datum stehen die folgenden Funktionen pro Meldung zur Verfügung:

Feldfunktionen

Durch Klick auf einzelne Felder der Meldung ändert sich die Text-Anzeige in ein Eingabefeld, womit der Meldungstext bearbeitet werden kann. Dies steht zu Verfügung für Text,Datum,Datumend,Betrag. Bei Datumsfeldern wird automatisch die Unterstützung für Datumseingabe aufgerufen. (Diese Funktionen sind nur mit Javascript verfügbar). Die Verarbeitung dieser Eingaben mit veränderung der Datenbank erfolgt gesammelt bei der nächsten Aktualisierung der Anzeige (oder durch die Schaltfläche "Eingaben verarbeiten").

Ausserdem können eine oder mehrere Meldungen gelöscht bzw. reaktiviert werden durch:

Anzeige nach Text

In diesem Bereich werden die im Zeitraum gefundenen Dispositionen auf Projekt und Text angezeigt.
Durch dieses Bild werden nicht existierende Projekte oder verschriebene Unterprojekte sichtbar. Es werden die Zeitarten Projektzeit, Private Zeit, Fehlzeit und Merkbeträge ("Zulagen") berücksichtigt.

Die Eingaben werden zusammengefasst (verdichtet) nach

  1. Projekt (1.Wort bei Projektzeiten)
  2. Unterprojekt (1.Wort nach Projekt)
  3. Bei Fehlzeit oder Privater Zeit wird nach dem 1.Wort zusammengefasst
Änderungsmöglichkeiten
Durch die Eingabe eines neuen Namens neben einer Zusammenfassung können die darunter gesammelten Texte zusammen umbenannt werden. Achtung: durch die Umbenennung einmal geänderte Namen werden sofort unter dem neuen Namen zusammengefasst. Dadurch können Umbenennungen möglicherweise nicht leicht rückgängig gemacht werden.
Die Änderung des Hauptprojekts ist nicht in der Massenänderung verfügbar. Nicht gefundene Projekte (Projektangaben für nicht existierende Projekte) können jedoch in ein gültiges Projekt umbenannt werden.

Kalender

Das Kalendermodul zeigt einen Monat, (bzw. sogar ein Jahr) im Überblick, optional mit Summen und mit besonderer Unterstützung für Notizen. Die Anzeige wird durch folgende Formularfelder bestimmt:

Summen

Dieser Wahlschalter schaltet zwischen der Anzeige im Summenmodus oder im Meldungsmodus um. Im Summenmoduserscheinen von den ausgewählten Zeitarten Zeitsummen in Stunden, bzw. Beträgen. Diese Anzeige ist etwas kleiner in der Ausgabe aber aufwendiger in der Erstellung. Im Meldungsmoduserscheinen von den ausgewählten Zeitarten die eingegebenen Meldungen mit Uhrzeit (bzw.Betrag). Durch Klick auf den Meldungstext wird öffnet sich ein Fenster zur Bearbeitung dieser Meldung (mit detaillierter Darstellung).

Jahressicht

Durch diesen Schalter wird der Kalender auf das gesamte aktuelle Jahr ausgedehnt. In der Jahressicht sind wegen des erhöhten Verarbeitungsaufwandes die Summenfunktionen nicht verfügbar.

Meldungsauswahl

Die täglich angezeigten Meldungsarten werden durch entsprechende Wahlschalter (und die Projektauswahl) bestimmt. Wenn Projektzeit oder PrivateZeit ausgewählt sind, sowie Summen angefordert, erfolgt die zeitliche Bewertung der Tage mit Stundensummen (betriebsmittelaufwendiger). Die Änderung dieser Wahlschalter bzw. der Projektauswahl aktualisiert nicht automatisch die Anzeige. Nach Änderung der Auswahlen wird die Anzeige erst durch die Schaltfläche "Aktualisieren" neu aufgebaut.

Inhalt eines Tageskastens

Die Tagesanzeige im Kalender enthält folgende Felder:

Monatssummen

Die Monatssummenanzeige (nur wenn "Summen" ausgewählt) liefert die Zeitsummen pro Projekt, PrivateZeit (1.Wort) und Spesen im Kalendermonat (1. bis Ultimo). Die im Kalender sichtbaren Tage von Vormonat und Folgemonat (Split-Wochen) werden nicht in die Summen eingerechnet.
Ausserdem wird die Aufteilung der Zeiten im Monat in einem Kreisdiagramm (Tortengrafik,Pie-Chart) grafisch aufbereitet angezeigt (Java).
Um Summen von Zeiten zu erhalten muss eine oder beide der Zeitarten Projektzeit und Privatezeit ausgewählt werden.

Proj

Hier können ein oder mehrere Projektnamen (durch Komma getrennt) ausgewählt werden. In der Auswertung werden dann nur die ausgewählten Projekte angezeigt.

Zeitauswertung

Hier können die Spalten bestimmt werden, die in den einzelnen Zeitpaaren (von-bis) angezeigt werden. In der Spalte "Abzug" erscheint nur dann eine Zahl, wenn in einem Zeitpaar ein Pausenabzug in Minuten (Pause n Minuten) abgezogen wurde.

Die Zeitauswertung kann als Anlage zur Rechnungsschreibung verwendet werden. Fordern Sie hierzu die Anzeige mit der Schaltfläche "Daten mailen an" per email an. In diesem Fall werden die Verlinkungen zur Meldungsbearbeitung weggelassen.
Wählen Sie vorher die gewünschten Spalten aus (die Spalte "billed" ist in der Regel nicht als Anlage geeignet).

Rechnungsunterstützung

jetzt.gsmzeit.de enthält auch eine Unterstützung für Rechnungsschreibung. Sie wird angefordert, wenn Sie in den Eingabefeldern für Preise etwas eingeben. Sie können einen Preis für Projektzeit, Reisezeit und PKW-Kilometer angeben.
In der Anzeige erscheint dann eine Tabelle mit den Spalten: Position, Betrag, Einzelpreis, Preis in Euro.
Diese Tabelle kann dann (per Cut/Paste) in ein Textverarbeitungsprogramm übernommen werden (z.B. Open Office oder "Word").

Für die Rechnungsschreibung ist es natürlich sinnvoll (mit Feld "Proj") ein einzelnes Projekt und einen Zeitraum von Tagen auszuwählen.

Spesenberechnung

Mir dem Arbeitsmittel "Merkbetrag" bzw. "Spesen" können sie auch Spesenbelege (in Euro) und gefahrene KFZ-Kilometer in die Auswertung und Rechnung aufnehmen.
Bei "Merkbetrag" sind die Beträge immer in Euro. Bei "PKW-Kilometer" sind die Beträge immer in Kilometern.

Wichtig: geben Sie immer bei der Eingabe von Spesen (Merkbetrag) im Textfeld den Projektnamen an, auf den die Spesen gerechnet werden sollen. Die Spesen und Kilometer werden (nur) dann in die Rechnung aufgenommen, wenn sie den ausgewählten Projektnamen im Text führen.

Preise

Das Eingabefeld für die Preise erscheint wenn "Auswertung" angefordert ist. Es können ganze Euros, oder auch Beträge mit Dezimalstellen verwendet werden. Sowohl das Dezimal-Komma, wie der Punk werden als Dezimalentrennzeichen akzeptiert. Die Angabe für das Kilometergeld könnte z.B. sein: " 0,30 ".
Bei Änderung der Preise, des Projekts oder der Anzahl Tage genügt es den Knopf "GO" (im selben Bereich) oder den Knopf "aktualisieren" (oben) zu Klicken um die erneute Berechnung anzufordern.

Tagebuch

Mit dem Link "Tagebuch" wird das Tagebuchmodul (blog) aufgerufen. Dies ermöglicht es zu jedem Tag verschlüsselte Tagebucheinträge anzulegen.

Das Eingabeformular enthält ein grosses Eingabefeld für Texte. Hier können auch mehrzeilige Texte unbegrenzter Länge verarbeitet werden. Es werden sowohl die üblichen Notizeinträge, als auch die neuen Tagebucheinträge verarbeitet. Notizen sind immer unverschlüsselt, Tagebucheinträge können verschlüsselt sein.

Im unteren Teil des Formulars erscheinen die Tagebucheinträge und Notizen des ausgewählten Datums. Durch Anklicken der einzeilig angezeigten Tagebucheinträge (bzw. Notizen) werden diese in das Texteingabefeld eingestellt.
Verschlüsselte Texte werden nur angezeigt, wenn der eingegebene Textschlüssel mit dem Schlüssel beim Speichern übereinstimmt. Sonst erscheint ein kleiner Hinweis auf die Verschlüsselung. Es gibt keine Möglichkeit den Schlüssel eines verschlüsselten Textes zu ermitteln, ausser durch probieren im Feld Textschlüssel.

Schaltflächen

Mit den Schaltflächen "ändern" und "löschen" kann der aktuell im Textfeld befindliche Text bearbeitet werden. Mit den Schaltflächen "neu:" "Tagebucheintrag speichern" bzw "Notiz speichern" wird der Inhalt des Textfeldes als neuer Eintrag gespeichert.

Textschlüssel

Das Feld Textschlüssel enthält (verdeckt angezeigt) den Schlüssel, mit dem die Textnachricht verschlüsselt wird. Der Zugriff auf einmal verschlüsselt abgespeicherte Tagebucheinträge kann nur durch Eingabe desselben Textschlüssels wieder sichtbar gemacht werden. Merken Sie sich den Schlüssel gut, denn es gibt keine Möglichkeit den Schlüssel eines verschlüsselten Textes nachträglich zu ermitteln, ausser durch probieren.
Der zweite Schlüssel dient als Alternative, beide Schlüssel werden zum Entschlüsseln der Anzeige verwendet. Zum Verschlüsseln wird immer der erste Textschlüssel verwendet.
Wählen sie als Schlüssel ein nicht zu kurzes Wort. Wir raten von der Verwendung von Umlauten in Schlüsseln ab.
Die Verschlüsselung erfolgt mit hoher Sicherheit. Sowohl Schlüssel als auch Textfeld werden über das Internet übertragen, bevor die Ver- und Ent-schlüsselung auf dem Server erfolgt.

Durch die Schaltfläche Textschlüssel per email an an -Ihre email-adresse- schicken werden die verdeckt eingegebenen Textschlüssel per email an Ihre (fest eingestellte) email-adresse geschickt. Die Übertragung von email ist nicht sicher. Verwenden Sie diese Funktion nur selten und nur um den Inhalt der eingegebenen Schlüssel zu kontrollieren.


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